貸物置と見積

新オフィスの設立を控えた企業が直面する最大の課題のひとつが、既存物品の整理と仕分けです。長年蓄積された備品や書類が山積みになり、どのように処理すべきか判断に悩むケースは少なくありません。このプロセスを効率化する方法として、貸し倉庫（トランクルーム）を活用した事前準備が注目されています。スムーズな移転を実現するための具体的な手順と、失敗しないポイントを詳しく解説します。

まず、新オフィス設立前の整理作業が重要な理由を理解しましょう。過去10年間でオフィスで使用する物品の種類は3倍以上に増加し、平均的な企業では保有物品の42％が過去1年間未使用という調査結果があります。移転作業を機にこれらを適切に仕分けることで、新しいワークスペースの生産性を最大化できます。ある製造業の事例では、移転前の整理を徹底した結果、必要な物品の検索時間を67％短縮し、業務開始までのリードタイムを2週間短縮できました。

効果的な仕分け手順は「3段階フィルタリング」が鍵となります。第一段階では「使用頻度」で選別。過去1年間に1度も使用していない物品は即時廃棄または売却の対象とします。第二段階で「デジタル化可能性」を判断。契約書類やマニュアル類はスキャンしてクラウド保存し、原本はトランクルームに移管します。第三段階では「新オフィスでの必要性」を検討。レイアウト図面と照らし合わせ、本当に必要なものだけを選びましょう。あるIT企業ではこの方法で、保有物品を58％削減することに成功しています。

貸し倉庫を活用する最大のメリットは、移転作業を「段階的」に進められる点です。3か月前から少しずつ不要物品を移動させ、本格的な移転時にはコア物品だけを扱うようにします。ある広告代理店では、移転6か月前から週に2箱のペースで書類をトランクルームに移送。最終的に大型トラック3台分の搬送量を1台に抑え、移転費用を42％削減しました。

具体的な実施手順としては、まず「ゾーニングマップ」を作成します。新オフィスの平面図に保管エリアを明示し、収納すべき物品の量を逆算。これを基に、現オフィスの物品を「持っていく」「預ける」「処分する」に分類します。ある小売企業では、このマップ作成にOFFICE NOWの物件詳細図面を活用し、正確なスペース計算を実現しています。

コスト管理のポイントは「時間単価」を意識することです。従業員が仕分け作業に費やす時間を時給換算すると、想定外のコストが発生します。専門の不用品回収業者と連携し、1日で大量処理する方法も有効です。ある金融機関では、外部業者に依頼したことで320時間の社内工数を削減。浮いた人件費をセキュリティシステム強化に充てています。

災害リスクへの備えも重要です。移転期間中は物品が分散するため、重要書類の分散保管が必要になります。耐火性トランクルームを3か所契約し、原本を分けて保管する方法が効果的です。ある法律事務所では、顧客データを3施設に分割保管したことで、移転中の盗難リスクを83％低減させました。

注意すべき点は「思い出の物品」の扱いです。創業時の記念品や表彰盾など、感情的に捨てにくい物品は早めに判断基準を設けましょう。あるベンチャー企業では「デジタルアーカイブ化」をルール化。物理的な保管を止め、VR空間で記念品を展示する方法を採用しています。

新オフィス設計では、保管スペースを最小化することがトレンドです。トランクルームと連動させて「必要な時だけ取り寄せる」システムを構築すれば、フリーアドレス制の導入もスムーズに進みます。あるコンサルティング会社ではこの方式を採用し、従業員1人あたりのデスクスペースを1.2畳から0.8畳に縮小。浮いた面積をコラボレーションゾーンに転用しました。

最終チェックでは「5W1H」で保管内容を確認します。What（何を）、Why（なぜ）、When（いつまで）、Where（どこに）、Who（誰が）、How（どう管理する）を明文化し、共有ドライブでチーム管理します。あるメーカーではこの方法で、移転後の物品紛失をゼロに抑えることに成功しています。

新オフィス設立は業務革新の絶好機です。貸し倉庫を活用した戦略的な準備が、未来の働き方を変える第一歩となります。適切な仕分けと保管管理が、組織の生産性と柔軟性を飛躍的に高めるでしょう。